Política de
privacidad

Cuando nos contacta o agenda una consulta

Su nombre, correo electrónico, número de teléfono, el objetivo que selecciona, su mensaje y la cita que elige. También registramos los datos de campaña del enlace por el que llegó (como utm_source), la página de referencia, la primera página que visitó, su dirección IP y el agente de usuario de su navegador, para entender cómo nos encuentran y mantener nuestros formularios libres de abuso.

Cuando se convierte en cliente

Los datos de su cuenta y su idioma preferido, los documentos que sube, sus mensajes con su preparador, el estado de su declaración y los consentimientos que firma, cada uno registrado con la fecha, la hora, la dirección IP y la versión que aceptó.

Cuando solicita trabajar con nosotros

Sus datos de contacto, ubicación, experiencia, credenciales como su PTIN, disponibilidad, idiomas, sus respuestas a nuestras preguntas, y su currículum y los documentos que suba.

Automáticamente, al usar la plataforma

La información técnica necesaria para operarla y protegerla, como la dirección IP, el tipo de navegador, las páginas solicitadas y los registros de errores. Medimos el tráfico del sitio con analítica respetuosa de la privacidad que ofrece nuestro proveedor de alojamiento, la cual cuenta las visitas sin cookies y sin identificarlo.

Usamos solo las cookies que la plataforma necesita para funcionar:

• Una cookie de sesión para iniciar sesión en el portal de clientes, la página de estado de solicitudes y la consola del personal.
• Una cookie de inactividad que cierra su sesión después de 30 minutos sin actividad.
• Una cookie de idioma que recuerda si eligió inglés o español.
• Cookies de corta duración que coloca la verificación contra bots de nuestros formularios, usadas solo para distinguir a las personas del tráfico automatizado.

Nuestro formulario de contacto también guarda los datos de campaña de su visita en el almacenamiento de sesión de su navegador, que se borra al cerrar la pestaña. No usamos cookies publicitarias ni seguimiento entre sitios, y no vendemos ni compartimos su información para publicidad dirigida.

• Para responder a su consulta y agendar citas.
• Para preparar sus declaraciones y prestar los servicios descritos en su carta de compromiso.
• Para comunicarnos con usted por correo electrónico, por teléfono, a través del portal y, con su consentimiento, por mensaje de texto.
• Para evaluar solicitudes para puestos de preparador.
• Para proteger la plataforma, prevenir el fraude y el abuso, y mantener registros de auditoría.
• Para cumplir nuestras obligaciones legales, regulatorias y profesionales.

No vendemos su información personal.

Usamos herramientas automatizadas, incluida la inteligencia artificial, para organizar y resumir las solicitudes y calificarlas según criterios relacionados con el puesto, como experiencia, credenciales, disponibilidad e idiomas. Estas herramientas ayudan a nuestro personal; no deciden. Una persona de nuestro personal revisa cada solicitud y toma cada decisión de contratación.

Las herramientas no reciben características protegidas como raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, discapacidad o información genética, y tienen instrucciones de no considerarlas. Si tiene preguntas sobre cómo se evaluó su solicitud, comuníquese con nosotros con los datos que aparecen al final de esta política.

La ley federal limita cómo los preparadores de impuestos usan y divulgan la información que usted les entrega para preparar su declaración. Usamos la información de su declaración para prepararla y para prestar los servicios que nos contrata.

No la usamos para ningún otro fin ni la divulgamos a nadie más, salvo que usted nos dé un consentimiento firmado por separado que indique el propósito, o que la ley permita el uso o la divulgación sin consentimiento (por ejemplo, para cumplir una orden judicial o una solicitud válida de una autoridad tributaria). Pedimos cualquier consentimiento de este tipo a través del portal de clientes. Usted puede negarse a darlo y puede revocar un consentimiento que haya dado comunicándose con nosotros.

Como preparadores de impuestos, somos una institución financiera según la Ley Gramm-Leach-Bliley y las reglas de privacidad y salvaguardas de la Comisión Federal de Comercio. No divulgamos información personal no pública sobre usted a terceros no afiliados, salvo en la medida que la ley lo permite: por ejemplo, a proveedores de servicios que nos ayudan a operar bajo contratos que exigen confidencialidad, a las autoridades tributarias cuando presentamos declaraciones por indicación suya, o cuando la ley lo exige.

Como no compartimos su información de maneras que requieran una opción de exclusión, no hay ninguna que ejercer. Si eso cambiara alguna vez, se lo informaremos primero y le daremos la opción.

• Proveedores de servicios que alojan la plataforma y su base de datos, entregan nuestros correos electrónicos y mensajes de texto, protegen nuestros formularios contra el abuso automatizado y ofrecen las herramientas de inteligencia artificial descritas arriba. Procesan la información en nuestro nombre, bajo contratos que limitan su uso a prestarnos su servicio.
• Autoridades tributarias como el IRS y los departamentos de impuestos estatales, cuando presentamos declaraciones por indicación suya.
• Las personas con quienes usted nos pida trabajar, como su abogado o asesor financiero, con su consentimiento.
• Autoridades u otras personas cuando la ley lo exige, o cuando es necesario para proteger los derechos, los bienes o la seguridad de nuestros clientes, nuestro personal o el público, dentro de los límites de la sección 7216.

Consultas

Los datos de contacto y de reservas que no se convierten en un servicio contratado se conservan hasta dos años después de nuestro último contacto y luego se eliminan.

Expedientes de clientes

Se conservan mientras prestamos servicios y durante el tiempo posterior que exijan la ley y las normas profesionales, incluido el período durante el cual el Código de Rentas Internas exige a los preparadores conservar copias o listas de las declaraciones que preparan.

Información de solicitantes

Se conserva durante dos años desde su solicitud y luego se elimina o se anonimiza, salvo que usted sea contratado, en cuyo caso pasa a formar parte de su expediente de personal.

Registros de seguridad y auditoría

Se conservan el tiempo necesario para proteger la plataforma y cumplir nuestras obligaciones legales.

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Documentos guardados de forma privada que solo se abren mediante enlaces firmados que vencen en minutos.
• Autenticación de múltiples factores obligatoria para toda cuenta del personal.
• Acceso limitado por función: los preparadores solo ven a los clientes que se les asignan.
• Un registro de auditoría de cada vez que el personal ve o descarga un documento de un cliente o solicitante.
• Sesiones del portal y de la consola que se cierran después de 30 minutos de inactividad.
• Ningún campo para el número de Seguro Social en el portal, y ningún documento tributario enviado por correo electrónico.
• Límites de envío y protección contra bots en los formularios públicos.
• Un plan escrito de seguridad de la información, resumido en nuestra página de resumen de seguridad de la información.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si ocurre una violación de seguridad que afecte su información, se lo notificaremos a usted y a las autoridades correspondientes según lo exijan las leyes federales y estatales.

Si acepta recibir mensajes de texto de nuestra parte, como recordatorios de citas y actualizaciones de estado, la frecuencia de los mensajes varía y pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Responda STOP para dejar de recibirlos o HELP para obtener ayuda. No vendemos ni compartimos su número de celular ni su consentimiento para mensajes de texto con terceros para su propio mercadeo.

• Pedir una copia de la información personal que tenemos sobre usted, o pedirnos que la corrijamos.
• Pedirnos que la eliminemos, sujeto a los registros que debemos conservar por ley.
• Revocar un consentimiento de la sección 7216, o dejar de recibir mensajes de texto, en cualquier momento.
• Elegir inglés o español para nuestras comunicaciones.

Según dónde viva, la ley estatal puede darle derechos adicionales. Comuníquese con nosotros y responderemos según lo exija la ley aplicable. Verificamos su identidad antes de atender una solicitud.

La plataforma no está dirigida a menores de 13 años y no recopilamos a sabiendas información personal en línea sobre ellos. La información sobre dependientes que un padre, una madre o un tutor proporciona para una declaración se maneja como información del cliente según esta política.

Para preguntas o solicitudes sobre privacidad, escriba a aeternumtaxllc@gmail.com, llame al (619) 385-4324 o envíe correspondencia a Aeternum Tax Services, PO Box 720215, Orlando, FL 32872.