Por qué tenemos un plan escrito
La Regla de Salvaguardas de la FTC (16 CFR parte 314), emitida en virtud de la Ley Gramm-Leach-Bliley, exige a los preparadores de impuestos mantener un programa escrito de seguridad de la información. La Publicación 4557 del IRS, Protección de los datos del contribuyente, y la Publicación 5708 del IRS describen cómo deben crearlo los profesionales tributarios.
Nuestro plan sigue ese marco. Abarca esta plataforma, nuestro software de preparación de impuestos, y las personas y los proveedores de servicios que manejan información de clientes.
Una persona calificada a cargo
Una persona calificada designada supervisa el plan, coordina sus salvaguardas e informa por escrito sobre el programa al dueño de la práctica al menos una vez al año.
Evaluación de riesgos
Mantenemos una evaluación escrita de los riesgos previsibles para la información de los clientes, que abarca cómo se recopila, se guarda, se accede, se comparte y se elimina. La revisamos cuando cambian nuestros sistemas u operaciones.
Controles de acceso
- El personal recibe solo el acceso que requiere su función; los preparadores solo ven a los clientes que se les asignan.
- El acceso se revisa periódicamente y se retira de inmediato cuando alguien se va.
- Los documentos de clientes y solicitantes solo se abren mediante enlaces firmados de corta duración, y cada vez que el personal ve o descarga uno queda registrado.
Cifrado
La información de los clientes se cifra en tránsito y en reposo. Los documentos tributarios nunca se envían por correo electrónico; se intercambian solo dentro del portal seguro de clientes.
Autenticación de múltiples factores
Todo miembro del personal debe usar autenticación de múltiples factores para acceder a la información de los clientes. Las sesiones del portal y de la consola se cierran después de 30 minutos de inactividad.
Minimización y eliminación de datos
Recopilamos solo lo que necesitamos; el portal no tiene ningún campo para números de Seguro Social. La información que ya no necesitamos se elimina de forma segura, por lo general a más tardar dos años después de su último uso, salvo que la ley o una necesidad legítima del negocio exijan conservarla por más tiempo. La información de los solicitantes se elimina o se anonimiza dos años después de la solicitud, salvo que la persona sea contratada.
Monitoreo y pruebas
Registramos el acceso a la información de los clientes y vigilamos la actividad inusual. El plan prevé pruebas periódicas de nuestras salvaguardas mediante monitoreo continuo, o mediante evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y pruebas de penetración, como lo describe la Regla de Salvaguardas.
Capacitación
Toda persona que trabaja con información de clientes recibe capacitación en seguridad al incorporarse y al menos una vez al año después, y reconoce este plan durante su incorporación.
Supervisión de proveedores de servicios
Elegimos proveedores de servicios capaces de mantener salvaguardas adecuadas, las exigimos en nuestros contratos con ellos y los revisamos periódicamente.
Respuesta a incidentes
Un plan escrito de respuesta a incidentes establece cómo contenemos, investigamos y nos recuperamos de un evento de seguridad, y a quién notificamos:
- a los clientes afectados y a las autoridades estatales, según lo exija la ley estatal;
- al IRS, mediante su proceso de enlace con profesionales tributarios, cuando se roban datos de contribuyentes;
- a la Comisión Federal de Comercio, dentro de los 30 días siguientes a descubrir un evento que involucre la información no cifrada de 500 personas o más.
Revisión anual
El plan se revisa al menos una vez al año, y cada vez que nuestras operaciones, nuestros sistemas o los riesgos que enfrentamos cambian de manera importante.
Lo que este resumen no es
Esta página resume nuestro programa. No es el plan en sí, ni un informe de auditoría, ni una certificación, y no afirmamos contar con ninguna certificación de un estándar de seguridad de terceros.
Cómo reportar una inquietud
Si cree que su información o nuestra plataforma se han visto comprometidas, comuníquese con nosotros de inmediato a aeternumtaxllc@gmail.com o al (619) 385-4324.